Archyvavimas

registracijos žurnalus galite susegti prie tų dokumentų, kuriuos suregistravote, pvz., gaunamų dokumentų reg. žurnalą segu prie gaunamų dokumentų. taip patogiau, kadangi laikino saugojimo dokumentams (iki 25 m.) galima nedaryt bylų vidaus apyrašų, todėl tie registrai būna labai gerai, kai yra prie tos bylos dokumentų. galit visus savo žurnalus segti ir atskirą bylą, bet atkreipkit dėmesį, kad jie turėtų būti saugomi vienodą terminą.

O jei tie registracijos žurnalai yra tęstiniai, pvz. 2006-2007-2008 metų?

Pas mus tai taip :)

kokius žurnalus turite galvoje, nes paprastai žurnalai yra metų. jei žurnalas tęstinis, tai jis į bylą rišamas po paskutinio įrašo jame

Pvz. gaunamų dokumentų registras, siunčiamų dokumentų registras, vidinių tvarkomųjų dokumentų registras ir pan.

O jei registras (pas mus sutarčių) yra elektroninėje formoje?

tokie registrai, kaip kad jūs išvardinote yra metų ir negali būti tęstiniai. Jeigu jūs registruojate kompiuteryje, tai reikia gale metų atspausdinti ir įrišti

Buvusi administratorė darė tęstinius Ar gerai bus, jei metams pasibaigus įsegsiu registrus į 2009 metų dokumentų bylas? 2010 ir kitiems metams darysiu tik metinius registrus

O elektroninius registrus prieš įsegant reikia pasirašyti/patvirtinti? Įsegti bylos pradžioje ir sunumeruoti?

dabar palikit taip, kaip yra, tiesiog užvadinkit bylą 2006-2009 m. dokumentų (išvardinat kokie) registrai, o toliau darykit taip, kaip reikia.
kai atspausdinat elektroninį registrą, pasirašo suregistravęs asmuo, rašoma registro pradžios ir pabaigos data, kiek sunumeruotų lapų. tokius registrus susegu tiesiog su susegikliu ir viskas

Ačiū už atsakymus ir patarimus

Dar klausimas: pas mane yra įmonės akcininkų susirinkimų protokolai nuo pat pradžių pradžios (apie 15 metų) susegti į bendrą segtuvą. Jau kiti kaip ir gali būti naikinami (jei neklystu, tokie dokumentai saugomi 10 metų). Kadangi archyvavimui turime savas patalpas, nesinori nieko kolkas naikinti. Ar galiu suarchyvuoti pirmųjų 10 metų protokolus? O kitus laikyti bendrame segtuve pas save ir segti toliau eisiančius protokolus.

taip, akcininkų protokolai saugomi 10 m., jei dokumentų ekspertų komisija nenusprendžia kitaip. šiaip nenaikinčiau aš dar tokių dokumentų, gali prireikti, be to, dar reikia žiūrėti, kad ten gali būti direktoriaus atlyginimo klausimais rašytas koks, tai tada tokį reikėtų saugoti 75 m. (tam ir reikalinga DEK). Šiaip archyvuokit pagal metus atskirai, be to, ir numeriai protokolams suteikinėjami kiekvienais metais iš naujo

Tundra pasijutau, kas tas DEK?

Tai man dabar imt tą papkę ir iš jos padaryti 15 papkučių (kiekvieniems metams atskirai)? Aišku, nuo kitų metų numerų protokolams suteiksiu iš naujo

DEK - tai dokumentų ekspertų komisija, kuri savo susirinkime ir nusprendžia ar naikinti atrinktas bylas, ar ne. ji turi būti visose įmonėse (dažniausiai tik popieriuje)
Protokolai, kaip ir kiti dokumentai į bylas rišami pagal metus

Dar klausimas tiems, kurie suarchyvuotus dokumentus laiko pas save įmonėse: tai suskirstot dokumentus pagal paskirtį ir saugojimo metus, susegat į papkutes ir paskui lentynose išdėliojat atskirai į ilgo ir laikino saugojimo vietas?

laikau pagal metus archyvinėse dėžėse

Nu, čia jau kaip kas 'mėgsta'. Aš pavyzdžiui archyvuoju pagal metus ir žurnalus (pardavimų, pirkimų ir t.t.), kad būtų patogu surasti reikiamus dokumentus, reikalui prispyrus...

Kaip dėl dokumentacijos plano suvestinės? Kur ji dedama/segama? Ir išvis, ar tokią darot?

pas jus biudžetinė ar UAB?

UAB

Dirikas ir savininkas prispaudė mane viską daryti, kaip reikiant

O,tokiam reikalui, maximos maišeliai netinka? :))

manau, kad tinka, svarbu tinkamai išsaugai bylas