Archyvavimas

Tai tuomet galiu ant tos surišamos bylos užrašyti „Darbuotojų prašymai“ ir dėt visus, kuriuos esu gavus. Yra prašymai nearchyvuoti nuo 2003 m. tai daryt kiekvieniems metams atskiras bylas taip? O ką įrašyti į vidaus apyrašo lapą, jei vienoje byloje susegsiu darbuotojų prašymus dėl npd, avanso mokėjimo ir banko sąskaitos? Pirma kart archyvuosiu noriu išmokti

taip, kiekvienų metų dokumentai segami naujai.
vidaus apyrašo lape ir surašysit iš eilės kokie prašymai toje byloje yra.
O kad būtų lengviau paskui rasti, primiausia surūšiuokite pagal darbuotojus, kad vieno darbuotojo visi prašymai būtų vienoje vietoje, tada sudėkite pagal abėcėlę (pagal pavardę) ir jau to vieno darbuotojo prašymus pagal datas.

Fu kaip senoviškai. Dabartiniais kompiuterizuotais laikais reikia archyvuoti taip:
1. Dedi lapus kaip papuolė.
2. Kiekvienam suteiki ir užrašai numerį.
3. Exelio lentelėje rašai lapo numerį, data, vardą pavarde, trumpas turinys.
4. Segtuvui irgi suteiki numerį, pagal kurį pavadini lentele.
5. Exelio lenteles reikia išsisaugoti keliose vietose ir laikyti.
6. Svarbiausias efektas, kad neturėdami tų Exelio lentelių niekas be Jūsų nesugebės surasti to ko reikia.

mes kalbame apie atspaudintų (parašytų) dokumentų originalų susegimą į segtuvą, kurie turi būti segami ne bet kaip, o chronoliogiškai: pagal abėcėlę, pagal datą ir pan.

Elstes patarimas priimtinesnis, ačiū

Ačiū už mano žinių įverinimą (kaip ne kaip bet esu diplomuota archyvarė ).

Nu rimantas88 duodi vaizdelių, čia gi rimtas forumas apie rimtus dalykus, aš irgi taip darau:
Exelio lenteles reikia išsisaugoti keliose vietose ir laikyti.
6. Svarbiausias efektas, kad neturėdami tų Exelio lentelių niekas be Jūsų nesugebės surasti to ko reikia.

kas yra labai negerai, nes įmonės dokumentai, failai turi būti taip tvarkomi ir archyvuojami, kad bet kuris darbuotojas galėtų suprasti ir rasti, ko reikia, jeigu jūs atostogaujate, sergate ir pan. Tai jau kokybės vadyba pagal ISO

Tai dar ISO neturime, tik ruošiamės

Na tai padėkite tas lenteles ant desktopo (darbastalio).
O jeigu kas šiais laikais nesugeba exelyje paieškos atlikti, tai mest reikia tą žmogų iš darbo.

Niekaip nesuprantu, kam reikia segti chronolgiškai, pagal abėcėlę ir pan. Dideliame logistikos sandėlyje pabandykite prekes pagal abėcėlę sudėlioti. Greitai iš darbo išmes.

Kiekvienas tvarką suprantam savaip

Čia ne apie prekes eina kalba, o apie tai, kaip archyvuose reiks rast reikiamus dokumentus

Na jeigu suprantate kaip buhalterinių programų duomenų bazėse informacija laikoma, tada klausimų neturi kilti, kas yra tvarka ir efektyvumas.

Šiaip tai galima dokumentų kopijas pasidaryti ir tada:

Vieną segtuvą chronolgine tvarka, kitą pagal abėcėlę, trečia pagal turinį, ketvirtą pagal tai kiek vaikų turi, penktą pagal gyvenamas vietas, šeštą pagal pareigas ir t.t. tik laiko daugiau neturiu.

Ilgo saugojimo dokumentus tikrai reikėtų suarchyvuoti pagal taisykles.
Trumpesnio saugojimo - taip, kaip patogiau. Mes juos susegame vadovaujantis tomis pačiomis taisyklėmis, o aprašas padeda viską atrasti.

Ne visos įstaigos tiek pažengusios, o dokumentus tvarkyt vistiek reikia

Vis skaitau ir iki galo neaišku, jei archyvuoju darbuotojų prašymus dėl npd taikymo ar galima prie jų prisegti darbuotojų vaikų gimimo liudijimo kopijas? Nes tuose prašymuose darbuotojas parašo, kad prideda vaiko gimimo liudijimo kopija

taip, būtinai prisegti, nes tai yra priedas to prašymo ir pagrindas tai taikyti

dabar skaitau, kad prasymai del npd saugomi 10 metų, tai visai tuomet jų nearchyvuoju, o kuriems jau suėjo daugiau nei 10 m. galiu naikinti

taip, dokumentai, kurių saugojimo terminas pasibaigęs - naikinami, surašant naikinamų dokumentų (bylų) apyrašus.